Data keuangan yang tidak masuk ke model

Pekerjaan keuangan penuh dengan data yang nilainya tinggi bagi orang yang salah. Satu rekening koran memuat nomor rekening, nama pengirim dan penerima, dan pola pembayaran organisasimu. Satu daftar gaji memuat penghasilan setiap orang. Satu laporan laba rugi yang belum dirilis bisa menggerakkan keputusan orang di luar organisasi. Karena itu, sebelum kamu memakai AI untuk pekerjaan keuangan, tetapkan dulu apa yang tidak pernah masuk ke layanan AI umum, yaitu layanan yang kamu buka dengan akun pribadi atau akun gratis dan yang tidak diatur oleh kontrak organisasimu.

Daftar dasarnya pendek dan mudah diingat:

• Nomor rekening bank dan nomor kartu, milik organisasi, karyawan, pelanggan, atau pemasok.
• NPWP dan NIK, termasuk yang tertera di faktur, bukti potong, atau formulir pendaftaran pemasok.
• Data gaji: gaji per orang, potongan, tunjangan, dan rincian pajak penghasilan per karyawan.
• Data keuangan pelanggan dan pemasok: saldo piutang per pelanggan, riwayat pembayaran, harga kontrak, limit kredit.
• Hasil yang belum dirilis: laporan bulanan, proyeksi, anggaran, dan angka kinerja sebelum disetujui dan diumumkan.
• Kata sandi, kode akses internet banking, dan kode OTP dari SMS, aplikasi, atau alat pengaman bank, dalam bentuk apa pun.

Sebagian dari daftar ini adalah data pribadi, misalnya gaji, NIK, dan rekening milik orang. Pelindungannya diatur UU PDP, dan dasarnya dijelaskan di pelajaran dasar UU PDP. Sebagian lagi bukan data pribadi tetapi rahasia organisasi: harga kontrak pemasok atau laba bulan ini. Di sini keduanya diperlakukan sama: tidak masuk ke layanan umum.

Untungnya, hampir semua bantuan AI yang berguna untuk pekerjaan keuangan tidak butuh data asli. Model tidak perlu tahu nomor rekening untuk menyarankan cara mencocokkan mutasi bank dengan buku kas. Ia cukup tahu struktur: nama kolom, format tanggal, jenis transaksi yang biasa muncul, dan dua atau tiga baris contoh buatan. Model juga tidak perlu angka gaji siapa pun untuk menulis rumus rekap lembur atau draf pengumuman perubahan jadwal penggajian.

Jadi biasakan tiga gerakan sebelum menempel apa pun:

• Ganti data asli dengan struktur. Tulis "kolom A tanggal, kolom B keterangan, kolom C debit, kolom D kredit" alih-alih menempel rekening koran.
• Buat contoh buatan. Nama pemasok rekaan seperti "PT Contoh Jaya", kode seperti INV-0142, angka bulat yang jelas rekaan. Contoh buatan juga memudahkan kamu mengecek hasil, karena jawabannya sudah kamu tahu.
• Jalankan sendiri di data asli. Rumus, langkah pencocokan, atau templat yang dihasilkan model kamu terapkan di lembar kerja (spreadsheet) atau sistem akuntansi organisasimu, di komputermu.

Menyamarkan data dengan inisial atau menghapus nama saja sering tidak cukup. Nominal yang unik, tanggal, dan keterangan transfer bisa mengenali orang atau pemasoknya. Cara menyamarkan dengan benar, termasuk beda pseudonimisasi dan anonimisasi, ada di pelajaran menyamarkan data.

Ada pekerjaan yang memang butuh data asli: meringkas seratus faktur pemasok, mencocokkan ribuan baris mutasi, atau membaca kontrak dengan harga. Untuk pekerjaan seperti ini, yang perlu diputuskan adalah "di alat mana". Boleh atau tidaknya memakai AI sudah terjawab oleh daftar di atas. Alat resmi organisasi adalah alat yang dipilih dan diatur organisasimu: ada kontrak yang mengatur penyimpanan dan pemakaian data, ada pengaturan yang mencegah data dipakai untuk melatih model, dan ada orang yang bertanggung jawab atasnya. Kalau alat seperti itu belum ada, kerjakan data asli tanpa AI dulu, atau pakai AI hanya untuk struktur dan contoh buatan.

Tanyakan tiga hal sebelum memakai alat apa pun untuk data asli: siapa yang menyetujui alat ini untuk data keuangan, di mana data diproses dan berapa lama disimpan, dan siapa yang bisa melihat percakapan atau berkas yang kamu unggah. Kalau kamu tidak bisa menjawab ketiganya, perlakukan alat itu sebagai layanan umum.