Data pelanggan dari pesanan tidak masuk ke model

Setiap pesanan yang masuk ke tokomu membawa data tentang orang. Di aplikasi chat (percakapan lewat aplikasi pesan) ada nama kontak dan nomor telepon. Di marketplace ada nama penerima, alamat lengkap, kadang patokan rumah dan catatan seperti 'titip ke tetangga'. Untuk pesanan COD ada nomor yang dihubungi kurir. Semua ini data pribadi menurut UU PDP, yaitu Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022. Dasar undang-undangnya sudah dibahas di pelajaran dasar UU PDP; di sini kita menerapkannya ke meja toko.

Banyak penjual kecil merasa aturan ini hanya untuk perusahaan besar. Padahal UU PDP berlaku untuk siapa pun yang menentukan tujuan dan cara data pribadi diproses, termasuk usaha rumahan yang mencatat pesanan di buku atau lembar kerja (spreadsheet). Yang berubah hanya skalanya. Penjual kue dengan tiga puluh pelanggan tetap memegang tiga puluh nama, tiga puluh nomor, dan tiga puluh alamat rumah. Kalau daftar itu bocor, orang-orang itu bisa menerima telepon penipu yang tahu persis apa yang mereka beli dan di mana mereka tinggal.

Aturan yang kami pegang: daftar pesanan asli tidak pernah ditempel ke layanan AI umum. Layanan AI umum berarti layanan yang tidak kamu kontrak untuk memproses data pelanggan, termasuk akun gratis di ponselmu. Alasannya bukan karena layanan itu pasti jahat. Kamu tidak tahu di mana data disimpan, berapa lama, siapa yang bisa membacanya, dan apakah dipakai untuk melatih model. Pelanggan yang datanya kamu tempel juga tidak pernah ditanya.

Kabar baiknya, hampir semua bantuan yang kamu butuhkan dari AI di toko tidak memerlukan data asli. Model butuh bentuk datanya, bukan isinya. Kalau kamu ingin rumus untuk menjumlah omzet per minggu, model cukup tahu nama kolom seperti tanggal, kode pesanan, produk, jumlah, dan harga, ditambah dua baris contoh buatan. Kalau kamu ingin templat pesan konfirmasi pesanan, model cukup tahu isi pesan yang kamu mau, lalu nama pelanggan kamu isi sendiri saat mengirim.

Caranya: tulis dulu hasil yang kamu inginkan, lalu tanya apa yang minimal harus diketahui model untuk itu. Jawabannya biasanya aturan, struktur, dan contoh. Data asli tetap di buku pesanan, lembar kerja, atau aplikasi tokomu, dan hasilnya kamu jalankan sendiri di sana. Mengganti nama dengan kode seperti PLG-01 adalah pseudonimisasi, bukan anonimisasi: alamat dan isi pesanan masih bisa mengenali orangnya. Penjelasan lengkapnya ada di pelajaran menyamarkan data.

UU PDP Pasal 16 ayat (2) menyusun prinsip pemrosesan. Dua yang paling terasa di toko (huruf a dan b): data dikumpulkan secara terbatas dan spesifik, dan data diproses sesuai tujuannya. Pelanggan memberi alamat supaya paketnya sampai, bukan supaya nomornya masuk daftar promosi atau dibagikan ke penjual lain. Huruf g pada ayat yang sama meminta data dihapus setelah masa simpannya berakhir atau bila pemiliknya meminta, kecuali aturan lain mewajibkan menyimpan. Jadi tentukan sendiri berapa lama kamu menyimpan data pesanan yang sudah selesai, misalnya sampai masa komplain dan retur lewat, lalu bersihkan.

Satu catatan tentang ponsel. Di toko kecil, data pelanggan sering tersebar: tangkapan layar pesanan di galeri, label pengiriman yang difoto, grup chat dengan kurir, catatan di aplikasi memo. Setiap salinan adalah tempat baru yang bisa bocor bila ponsel hilang atau dipinjam. Sekali sebulan, hapus tangkapan layar pesanan yang sudah selesai dan keluarkan nomor pelanggan dari grup yang tidak lagi perlu.