Modul 1 · Mulai dengan aman
Kerahasiaan klien: yang tidak boleh masuk ke AI
Intinya
Advokat wajib merahasiakan apa yang ia ketahui dari klien. Dokumen istimewa dan identitas klien tidak masuk ke layanan AI umum. Samarkan dulu, cek juga metadata, dan pakai alat yang disetujui kantor untuk yang tetap rahasia.
Setelah pelajaran ini kamu bisa
- Mengenali dokumen klien dan identitas klien yang tidak boleh masuk ke layanan AI umum
- Menyamarkan berkas perkara atau kontrak sebelum meminta bantuan AI tanpa merusak makna hukumnya
- Memilih alat yang disetujui kantor untuk dokumen hukum yang tetap rahasia setelah disamarkan
Istilah di pelajaran ini
Pahami
Layanan AI umum adalah layanan yang kamu buka dengan akun pribadi atau akun gratis, tanpa kontrak antara kantormu dan penyedianya. Apa pun yang kamu tempel di sana keluar dari kendali kantor: bisa disimpan, bisa dibaca petugas penyedia untuk pemeriksaan, dan pengaturannya bisa berubah tanpa kamu sadari. Untuk pekerjaan biasa, risikonya bisa dikelola dengan menyamarkan data. Untuk pekerjaan hukum, ada bahan yang tidak boleh masuk, disamarkan atau tidak.
Dokumen istimewa: surat-menyurat antara klien dan advokat, memo strategi, catatan wawancara, draf gugatan atau pembelaan yang belum diajukan, pendapat hukum internal. Nilainya terletak pada kerahasiaannya. Identitas klien: nama klien, nama pihak lawan, nama saksi, nomor perkara yang belum publik, bahkan fakta bahwa seseorang sedang meminta bantuan hukum kepada kantormu. Rahasia dagang di kontrak: harga, skema pembayaran, rencana akuisisi, syarat khusus yang dirundingkan. Data pribadi pihak: alamat, nomor identitas, data kesehatan atau keuangan, yang juga dilindungi UU PDP dan sebagian termasuk data pribadi yang bersifat spesifik.
Untuk bahan seperti ini ada tiga pilihan. Pertama, samarkan sampai tidak ada orang luar yang bisa mengenali klien atau perkaranya, lalu pakai AI untuk pertanyaan yang tidak butuh identitas, misalnya struktur klausul atau susunan kronologi. Kedua, pakai alat yang disetujui kantor, dengan kontrak yang mengatur penyimpanan, pemakaian data untuk pelatihan, dan lokasi pemrosesan. Ketiga, kerjakan tanpa AI. Pilihan ketiga bukan kekalahan; untuk memo strategi perkara yang sensitif, sering itu pilihan yang paling masuk akal.
Dasar-dasar data yang tidak boleh masuk dan cara menyamarkannya sudah dibahas di Level 1. Baca lagi cara menyamarkan data bila perlu; pelajaran ini hanya menambahkan apa yang khas di berkas hukum.
Penyamaran data di berkas hukum punya jebakan sendiri. Mengganti nama saja jarang cukup. Kop surat, nama perusahaan di tanda tangan, nomor perkara, nama pengadilan dan tanggal sidang, alamat objek sengketa, atau satu fakta yang unik bisa membuat perkara dikenali oleh siapa pun yang mengikuti berita. Ganti dengan penanda yang konsisten, misalnya PIHAK-A, PIHAK-B, [NILAI-1], [TANGGAL-1], supaya hubungan antar pihak tetap terbaca. Simpan daftar kuncinya di berkas kantor, terpisah dari yang kamu kirim.
Jangan sampai penyamaran merusak makna hukumnya. Kalau urutan tanggal penting untuk tenggat, ganti tanggal dengan selisih hari, bukan dihapus. Kalau peran pihak penting, misalnya penjual dan pembeli, pertahankan perannya. Dan periksa yang tidak terlihat: komentar, riwayat perubahan, dan properti dokumen sering masih menyimpan nama asli.
Sebelum
Permintaan
Tolong rapikan kronologi ini untuk memo. [menempel email klien lengkap dengan nama direktur, nama perusahaan lawan, nomor perkara, dan nilai tagihan]
Hasilnya
Kronologi yang rapi, lengkap dengan semua nama, nomor perkara, dan nilai tagihan, yang sekarang tersimpan di layanan yang tidak dikontrak kantor.
Sesudah
Permintaan
Tujuan: saya perlu kronologi rapi untuk memo internal. Pembaca: advokat di kantor saya. Bahan: catatan kejadian yang sudah saya samarkan. PIHAK-A adalah klien (pembeli), PIHAK-B penjual. Tanggal saya ganti dengan H+angka sejak kontrak ditandatangani. Batas: jangan menebak siapa pihaknya, jangan menambah peristiwa yang tidak ada di catatan. Bentuk: tabel dengan kolom hari, peristiwa, dokumen pendukung. Cek: tandai peristiwa yang belum punya dokumen pendukung. [catatan tersamar]
Hasilnya
Tabel kronologi: H+0 kontrak ditandatangani (dokumen: kontrak); H+30 PIHAK-B mengirim barang sebagian (dokumen: surat jalan); H+45 PIHAK-A mengirim keluhan (belum ada dokumen pendukung); H+60 tagihan [NILAI-1] dikirim (dokumen: faktur).
Yang berubah
- Kronologi tidak butuh nama asli. Peran pihak dan selisih hari sudah cukup.
- Daftar kunci PIHAK-A dan [NILAI-1] tetap di berkas kantor, jadi kamu bisa mengembalikan nama aslinya sendiri.
- Tanda dokumen yang kurang adalah bahan kerja berikutnya, bukan kesimpulan.
Kesalahan umum
- Kesalahan
- Menyamarkan isi kontrak di layar, lalu mengunggah berkas aslinya yang masih menyimpan komentar, riwayat perubahan, dan nama penulis di properti dokumen.
- Kenapa merugikan
- Riwayat perubahan bisa menunjukkan posisi runding klien, komentar bisa memuat pendapat advokat, dan properti dokumen bisa menyebut nama kantor dan klien. Semua itu ikut terkirim meski teks di halaman sudah bersih.
- Lakukan ini
- Salin teks yang sudah disamarkan ke berkas baru yang bersih, atau tempel sebagai teks biasa. Untuk dokumen yang tetap sensitif, pakai alat yang disetujui kantor.
Coba
Kartu pilah
Untuk setiap bahan, mana perlakuan yang tepat bila yang tersedia hanya layanan AI umum?
Teks pasal undang-undang yang kamu salin dari sumber resmi
Klausul ganti rugi dari kontrak klien
Templat kontrak kosong milik kantor tanpa isian
Catatan wawancara dengan saksi
Memo strategi perkara yang belum diajukan
Kronologi kejadian dengan peran pihak dan selisih hari
6 kartu lagi
Kamu menyamarkan semua nama dalam berkas sengketa yang sedang ramai diberitakan. Faktanya tetap unik: bangunan yang runtuh di kota tertentu pada minggu tertentu. Apa langkah yang tepat?
Bawa pulang
Sebelum menempel dokumen klien
- Ini bukan dokumen istimewa: bukan surat klien, memo strategi, catatan wawancara, atau draf yang belum diajukan
- Nama klien, pihak lawan, saksi, dan nomor perkara sudah diganti dengan penanda yang konsisten
- Nilai, alamat, dan fakta unik yang bisa mengenali perkara sudah diganti atau dihapus
- Komentar, riwayat perubahan, dan properti dokumen tidak ikut terkirim
- Daftar kunci penyamaran tersimpan di berkas kantor, terpisah
- Bila tetap rahasia setelah disamarkan, saya memakai alat yang disetujui kantor atau tanpa AI
Yang salah di tempat kami
Identitas tidak ikut ke layanan AI umum
- Konteks
- Kami sering perlu bantuan AI untuk teks yang menyebut orang dan organisasi: keluhan, kontrak, catatan rapat. Sebagian teks itu rahasia karena isinya, tidak cuma karena nama di dalamnya.
- Yang biasanya salah
- Mengganti nama saja ternyata jarang cukup. Kop surat, nomor dokumen, fakta yang unik, dan riwayat perubahan di berkas bisa tetap menunjukkan siapa yang dibicarakan.
- Akibatnya bila dibiarkan
- Bila identitas ikut terkirim, kendali atas data itu hilang: kami tidak bisa menariknya kembali dari layanan yang tidak kami kontrak.
- Akar masalah
- Orang menyamarkan teks yang terlihat, padahal berkas membawa lebih banyak data daripada yang tampak di layar.
- Cara kami
- Kami menyamarkan dengan penanda yang konsisten, menyimpan kuncinya terpisah, dan mengirim teks bersih, bukan berkas asli. Bila sesuatu tetap bisa dikenali setelah disamarkan, kami memakai alat yang dikontrak atau tidak memakai AI.
- Aturan yang kami pegang
- Dokumen rahasia dan identitas orang tidak masuk ke layanan AI umum; yang masuk hanya teks bersih yang sudah disamarkan.
PelajarannyaSamarkan seluruh teks, tidak cuma nama, lalu kirim salinan bersihnya, bukan berkas asli.
Artinya untuk kerjamuSebelum menempel dokumen kerja ke AI, salin teksnya ke berkas baru dan periksa apakah orang luar masih bisa menebak siapa yang dibicarakan.